Planificación como instrumento de gestión

En primer lugar aprovecho esta ocasión para desearle a todos y cada uno de los suscriptores un año nuevo cargado de éxitos, amor y paz.

Un importante aspecto que debe ser considerado por cada Pyme al momento de mirar hacia el año que se viene dice relación con la planificación. La Planificación es un elemento fundamental para examinar las condiciones en un momento determinado, las proyecciones y de acuerdo al resultado decidir las conductas y planes a realizar.

La única manera de poder avanzar hacia el logro de objetivos y metas es a través de un camino sistemático y ordenado que permita conducir en forma eficaz dichos objetivos y metas.

Planificar: Anticipar conductas futuras destinadas a obtener ciertos objetivos.

Partiendo de ciertos análisis, diagnósticos de la realidad existente se puede proveer y proyectar objetivos o fines y diseñar las respectivas conductas; esto implica seleccionar y fijar los procedimientos, las formas como se alcanzarán los fines y objetivos. Se deberá por lo tanto proponer las prioridades que se estimen importantes.

Para poder ordenarnos y tener una pauta más definida, existen ciertas etapas en el Proceso Planificador.

1) Diagnóstico: Análisis de la realidad y condición vigente en un momento determinado, es un examen de factores de ese momento, pero también las variables que se producirán a partir de la constatación de la realidad, o sea una proyección.

Todo diagnóstico debiese tener en cuenta los siguientes elementos:

a) La evaluación de condiciones existentes.
b) La proyección de condiciones al futuro luego de análisis general.
c) Proyectar medidas que se puedan proponer con respecto a los objetivos que han surgido del examen, diagnóstico y prognosis.

2) Etapa de elaboración del plan o Planificación propiamente tal: Cumplido el diagnóstico se diseña la programación global de metas a alcanzar o sea, objetivos y al mismo tiempo seleccionar instrumentos y medios a utilizar; al mismo tiempo se establecen los plazos que regirán la planificación y que serán diferentes en cuanto al plan u objetivos a desarrollar, al igual que la naturaleza del fin a alcanzar.

3) Etapa de Discusión y Decisión: Elaborado el proyecto planificador con las diversas alternativas tanto en objetivos como medios, estas deben ser discutidas y aprobadas al interior de la organización con el objeto de validar dicho proyecto planificador y determinar si las prioridades fijadas corresponden a las prioridades organizacionales.

4) Etapa de Ejecución: Aplicación del Plan, es el momento en que se realiza a través de los distintos departamentos dentro de la empresa, los cuales deben actuar en forma coordinada y sincronizada para evitar que se produzcan desequilibrios al interior de la organización.

5) Etapa de Evaluación: Examen de los resultados, es una evaluación crítica, evalúa si se han alcanzado los objetivos, si existen contratiempos, etc. Se deber realizar durante y después del proceso al terminar el plazo trazado para la evaluación. Se realiza siempre desde el principio y por supuesto al final.

Finalmente es importante entender, que aún cuando el proceso de planificación sea desarrollado en forma anual, trimestral o mensual, éste debe ser siempre parte de un marco global y a largo plazo en cuanto a los objetivos últimos que pretende alcanzar la empresa.