Externalizar los servicios o procesos puede parecer en un principio riesgoso, pero si se hace con profesionales y expertos los beneficios comerciales pueden superar cualquier inseguridad inicial. La clave es siempre informarse.
La crisis está pasando pero no por eso va a aumentar los costos de su empresa. Una forma de optimizar los recursos y de paso ser eficientes ante los clientes es externalizar algunos procesos de la gestión diaria, para preocuparse netamente de sacar adelante el negocio.
Esa solución casi milagrosa se llama outsourcing y hace relación a entregar a terceros la organización y el manejo de ciertos procesos, comúnmente en el ámbito logístico, productivo o de negocio, para que sea desarrollado por una empresa especializada, que por poseer dicho carácter, se asume que puede desempeñar con mayor eficiencia.
¿Externalizar?
Expertos sostiene que cada día son más tangibles los beneficios de contratar servicios de outsourcing, entre los cuales están: transparentar, reducir y controlar los costos del proceso o función que se tercerice, se traspasa el desafío de la innovación y de la evolución tecnológica al prestador de los servicios (específicamente en el caso de los servicios informáticos), y principalmente el empresario puede abordar nuevos desafíos sin descuidar el enfoque de su negocio.
Tres expertos consultados coinciden en que contratar outsourcing permite a las empresas enfocarse mayormente en el negocio, mejorando la eficiencia de la empresa.
A juicio de Claudio del Campo, gerente general de Fundes Chile, es conveniente externalizar los servicios “ya que permite a las empresas poder flexibilizar su gestión de costos, haciendo mucho más eficiente su operación, no incurriendo en gastos innecesarios”. Agrega que como los servicios se ponen en manos de empresas expertas, se le da un mayor valor al servicio prestado.
Para Farid Elfar, Director de las carreras de Recursos Humanos, Comercio Exterior y Administración Pública de DuocUC, sede Alonso de Ovalle, las empresas deben considerar contratar outsourcing para aquellos servicios que no generan valor pero si suman demasiados costos a la estructura de la empresa. “Como dice el dicho, ‘pastelero a tus pasteles’. La empresa debe enfocar sus esfuerzos en aquellos procesos en donde es fuerte y que son fundamentales para el éxito de su negocio, es decir, aquellos que le permiten tener ventaja competitiva.
Florencio Meza, consultor de logisticaparapyme.cl, si bien concuerda con las opiniones anteriores, aconseja estar siempre pendiente. “Lo importante al momento de externalizar es definir clara y explícitamente cuáles serán esos servicios, el nivel exigido y la forma en que se controlará. Externalizar no es sinónimo de ‘olvidarse’, se debe coordinar y controlar de modo que el proceso externalizado no se transforme en una ‘piedra en el zapato’”.
En resumen, se podría decir que cuando es necesario tener presente que al decidirse por un servicio de outsourcing, no se está buscando sólo disminuir costos, se está eligiendo un socio estratégico con el cual debe existir un espíritu colaborativo, de transparencia, confianza y lealtad.
Oportunidad de negocio
Empresas que ofrecen servicios para otras empresas crecen día a día. Son emprendedores que han visto en las necesidades de otros buenos negocios.
Quizá para un pequeña empresa que no tenga muchos procesos internos o para alguna que ofrece servicios y no productos, contratar outsourcing no es una buena opción, pero si puede ser una posibilidad de negocio.
“Estas actividades son oportunidades concretas en donde las pequeñas empresas pueden transformarse en especialistas en áreas de apoyo y con ello poder ser un proveedor importante para las grandes empresas en lo referente a servicios informáticos, aseo, mantención u otros”, dice Farid Elfar, académico del DuocUC sede Alonso de Ovalle.
Del Campo agrega que las pequeñas empresas que deseen dedicarse a este rubro deben especializarse para transformarse en socios claves de otras más grandes. “Lo importante es prestar el servicio con calidad y cumplir con las estándares que exige la empresa más grande”.
Florencio Meza, hace alusión a otra posibilidad, también relacionada con nuevos negocios. “Muchas empresas al evaluar las actividades a externalizar inducen a su personal experto en esa área a formar su propia empresa y prestar servicios. De esta forma se pueden generar importantes oportunidades de desarrollo de la mano de la empresa aún cuando se está fuera de ella”, dice el experto. (Para más detalles, vea Spin Off)
Facilite su gestión
Dentro de las empresas que brindan servicios de outsourcing, existen las multiservicio, aquellas que se especializan en hacerse cargo de varios procesos ligados a una misma área de la empresa.
Aquí se pueden encontrar los servicios de Facility Management, que es la administración de los servicios generales, tales como instalaciones eléctricas, aseo, control de acceso, cuidado de activos físicos, útiles de oficina, entre otros. “Hoy se habla de la persona responsable de solucionar el día a día, haciendo grato y eficiente el funcionamiento de las instalaciones de una organización. No es un proceso en sí externo, se puede tener al interior de la empresa”, explica el consulto Florencio Meza.
Elfar explica que en el ámbito de los negocios, se relaciona a la gestión de edificios y los servicios que se contratan para su mantención. También se aplica a la integración de procesos dentro de una organización para mantener y desarrollar los servicios acordados que mejoren y respalden la efectividad de las actividades primarias.
“El beneficio para las empresas que lo contratan es descansar en empresas expertas en la gestión de activos, tanto a nivel de mantención como de prevención. Ello permite en muchos casos minimizar los costos de la empresa en la mantención de ellos y gestionarlos de una manera más eficiente”, agrega el académico.
Dentro de estos se pueden clasificar a las empresas de aseo o aquellas que brindan servicio de alimentación a los empleados de las empresas.
En qué invertir
Tanto como para considerar nuevos negocios como para saber que contratar, los principales sectores en que se contratan servicios de outsourcing son en Recursos Humanos o contratación de personal, informático, en arriendo y manejo de bodegas y su consiguiente logística, automotriz y arriendo de flotas de vehículos.
En la selección de personal, dice Carlos Ñanco, consultor en Recursos Humanos, la ventaja de externalizar este servicio es que se puede garantizar la autenticidad de los postulantes, al ocultar a la empresa que está reclutando, evitando la adulteración de los currículum. “Cuando una compañía está solicitando trabajadores, estos tienen toda la información a la mano para preparar el perfil que se anda buscando, impresionan a los seleccionadores y terminan ellos seleccionando a la empresa dónde trabajar”, dice el socio de Ñanco y Mercado, empresa que entre otros servicios ofrece la selección de personal para ventas, con el trabajo conjunto de sicólogos laborales.
Si bien este es un servicio externo, Ñanco explica que la empresa contratante no puede desentenderse del proceso. “Son ellos los que deben hacer una revisión del puesto para el cual hay vacantes y definir qué es lo se busca”.
Augusto Bruna, subgerente comercial de PUNTOPERSONAL, consultores en RRHH, agrega que este servicio es muy útil para las pequeñas empresas, porque muchas de ellas no tienen áreas que se dediquen a la búsqueda de personal o no tienen el tiempo para hacerlo.
“En PUNTOPERSONAL hemos diseñado el servicio de Selección de Personas Pyme, en el que como consultores proporcionamos nuestra experiencia en el proceso de selección, y a la vez integramos al cliente, ya que lo consideramos un experto en el cargo que se requiere ocupar. Lo hemos incorporado en dos etapas del proceso: Análisis de los mejores currículum y evaluación de las competencias técnicas”, explica el profesional.
Bajo control
Otro rubro es el informático, donde es posible encontrar servicios de seguridad y almacenamiento de información o de base de datos, armado y configuración de redes,
Armado y mantención de equipos, instalación de software y programas, administración de Políticas de Seguridad, desarrollo y programación de sus productos informáticos
desarrollo web, entre otros.
Estos servicios se pueden contratar sin importar el tamaño o rubro de la empresa, ya que muchas veces no tienen los conocimientos técnicos, el tiempo o el recurso humano para hacerlos por su cuenta.
En el caso del almacenamiento de información, la seguridad que ofrecen estos dispositivos de resguardar toda la información de la empresa, puede resultar de vital importancia para una empresa.
“El resguardo y almacenamiento de datos se vuelve una herramienta esencial ya que los dispositivos de almacenamiento virtual mediante sus distintos software se encargan de un respaldo exacto de los archivos que siempre estarán presentes frente a cualquier eventualidad”, explica Oscar Muñoz, de Ficbox Ingeniería Informática Limitada.
El profesional agrega que el “ahorro se refleja en todas las áreas de la empresa, pensemos que toda la información se maneja de forma digital, la simple perdida de un recurso del proyecto repercute en toda la empresa más horas de trabajo, horas hombre…”.
Productos seguros
Si es una empresa que partió en el escritorio de una casa, o produciendo en el patio de algún conocido y su producción comenzó a crecer a tal punto que no puede moverse dentro de su propia casa, el arriendo de bodegas y su consiguiente logística es una opción a considerar.
La coordinadora de la carrera de Logística, del DuocUC, sede Padre Alonso Ovalle Patricia Rojas, entrega algunos consejos a la hora de buscar un servicio como este. “Deben preocuparse de la experiencia de la empresa externa, observar los sistemas de control con que la empresa cuenta, es decir, si cuentan con algún software de apoyo o de referencia, que permita llevar control de las existencias por cliente”.
Los servicios que deben buscar, agrega la profesional, son almacenamientos según requerimientos del producto y cliente, buena rotación del inventario, una correcta manipulación de artículos y despacho oportuno. “Todo lo anterior debe estar acompañado de un buen sistema informático que permita controlar las existencias, ideal si este sistema está en línea con el cliente de tal modo que se pueda conocer el día a día del movimiento de artículos y niveles de stocks”, dice Rojas.
Sobre ruedas
Piense, ¿para qué comprar vehículos de carga si se pueden arrendar o externalizar los envíos de productos?, por ejemplo.
Si está pensando efectivamente en contratar este tipo de outsourcing, Cristina Sandoval, director de la carrera de Mecánica Automotriz DuocUC, sede Melipilla, entrega algunos consejos a los lectores.
“Los primero es que sea reconocido en el mercado, que se caracterice por su rapidez y una alta calidad en sus trabajo, por último que los precios por mantención y reparación sean razonables”, dice el profesional.
Rodrigo Fuster, es el gerente comercial de Avis Rent a Car, empresa que ofrece este tipo de outsourcing y explica que la principal causa por la que se debería externalizar el servicio automotriz es por que “no se movilizan recursos (capital de trabajo) en algo que puede hacer un especialista y porque esto le permite concentrarse de lleno en su negocio”.
En cuanto a los ahorros involucrados, Fuster explica que depende del tamaño y tipo de la flota, además del plazo de arriendo considerado, “pero un ahorro importante es el costo financiero de inmovilizar capital comprando vehículos”, agrega.
Este profesional recomienda la contratación de estos servicios para trabajos específicos como adjudicación de contratos o negocios de temporada.
“El precio es muy variable y depende del vehiculo y el tiempo de arriendo, pero resulta muy conveniente para los contratistas que deben ejecutar una obra en un plazo fijo de algunos meses, así no necesitan comprar un vehiculo, sino que lo arriendan sólo por el periodo que dura su contrato y su costo lo agregan a la misma propuesta”, dice el gerente comercial de Avis.
El outsourcing puede verse como una forma de bajar costos y ser más eficientes en los servicios y procesos y también como un valor agregado antes el cliente y un rasgo diferenciador ante la competencia, pero también representa una oportunidad de negocio para muchos emprendedores, todo depende desde qué vereda se mira.
Externalizar los servicios o procesos puede parecer en un principio riesgoso, pero si se hace con profesionales y expertos los beneficios comerciales pueden superar cualquier inseguridad inicial. La clave es siempre informarse.
La crisis está pasando pero no por eso va a aumentar los costos de su empresa. Una forma de optimizar los recursos y de paso ser eficientes ante los clientes es externalizar algunos procesos de la gestión diaria, para preocuparse netamente de sacar adelante el negocio.
Esa solución casi milagrosa se llama outsourcing y hace relación a entregar a terceros la organización y el manejo de ciertos procesos, comúnmente en el ámbito logístico, productivo o de negocio, para que sea desarrollado por una empresa especializada, que por poseer dicho carácter, se asume que puede desempeñar con mayor eficiencia.
¿Externalizar?
Expertos sostiene que cada día son más tangibles los beneficios de contratar servicios de outsourcing, entre los cuales están: transparentar, reducir y controlar los costos del proceso o función que se tercerice, se traspasa el desafío de la innovación y de la evolución tecnológica al prestador de los servicios (específicamente en el caso de los servicios informáticos), y principalmente el empresario puede abordar nuevos desafíos sin descuidar el enfoque de su negocio.
Tres expertos consultados coinciden en que contratar outsourcing permite a las empresas enfocarse mayormente en el negocio, mejorando la eficiencia de la empresa.
A juicio de Claudio del Campo, gerente general de Fundes Chile, es conveniente externalizar los servicios “ya que permite a las empresas poder flexibilizar su gestión de costos, haciendo mucho más eficiente su operación, no incurriendo en gastos innecesarios”. Agrega que como los servicios se ponen en manos de empresas expertas, se le da un mayor valor al servicio prestado.
Para Farid Elfar, Director de las carreras de Recursos Humanos, Comercio Exterior y Administración Pública de DuocUC, sede Alonso de Ovalle, las empresas deben considerar contratar outsourcing para aquellos servicios que no generan valor pero si suman demasiados costos a la estructura de la empresa. “Como dice el dicho, ‘pastelero a tus pasteles’. La empresa debe enfocar sus esfuerzos en aquellos procesos en donde es fuerte y que son fundamentales para el éxito de su negocio, es decir, aquellos que le permiten tener ventaja competitiva.
Florencio Meza, consultor de logisticaparapyme.cl, si bien concuerda con las opiniones anteriores, aconseja estar siempre pendiente. “Lo importante al momento de externalizar es definir clara y explícitamente cuáles serán esos servicios, el nivel exigido y la forma en que se controlará. Externalizar no es sinónimo de ‘olvidarse’, se debe coordinar y controlar de modo que el proceso externalizado no se transforme en una ‘piedra en el zapato’”.
En resumen, se podría decir que cuando es necesario tener presente que al decidirse por un servicio de outsourcing, no se está buscando sólo disminuir costos, se está eligiendo un socio estratégico con el cual debe existir un espíritu colaborativo, de transparencia, confianza y lealtad.
Oportunidad de negocio
Empresas que ofrecen servicios para otras empresas crecen día a día. Son emprendedores que han visto en las necesidades de otros buenos negocios.
Quizá para un pequeña empresa que no tenga muchos procesos internos o para alguna que ofrece servicios y no productos, contratar outsourcing no es una buena opción, pero si puede ser una posibilidad de negocio.
“Estas actividades son oportunidades concretas en donde las pequeñas empresas pueden transformarse en especialistas en áreas de apoyo y con ello poder ser un proveedor importante para las grandes empresas en lo referente a servicios informáticos, aseo, mantención u otros”, dice Farid Elfar, académico del DuocUC sede Alonso de Ovalle.
Del Campo agrega que las pequeñas empresas que deseen dedicarse a este rubro deben especializarse para transformarse en socios claves de otras más grandes. “Lo importante es prestar el servicio con calidad y cumplir con las estándares que exige la empresa más grande”.
Florencio Meza, hace alusión a otra posibilidad, también relacionada con nuevos negocios. “Muchas empresas al evaluar las actividades a externalizar inducen a su personal experto en esa área a formar su propia empresa y prestar servicios. De esta forma se pueden generar importantes oportunidades de desarrollo de la mano de la empresa aún cuando se está fuera de ella”, dice el experto. (Para más detalles, vea Spin Off)
Facilite su gestión
Dentro de las empresas que brindan servicios de outsourcing, existen las multiservicio, aquellas que se especializan en hacerse cargo de varios procesos ligados a una misma área de la empresa.
Aquí se pueden encontrar los servicios de Facility Management, que es la administración de los servicios generales, tales como instalaciones eléctricas, aseo, control de acceso, cuidado de activos físicos, útiles de oficina, entre otros. “Hoy se habla de la persona responsable de solucionar el día a día, haciendo grato y eficiente el funcionamiento de las instalaciones de una organización. No es un proceso en sí externo, se puede tener al interior de la empresa”, explica el consulto Florencio Meza.
Elfar explica que en el ámbito de los negocios, se relaciona a la gestión de edificios y los servicios que se contratan para su mantención. También se aplica a la integración de procesos dentro de una organización para mantener y desarrollar los servicios acordados que mejoren y respalden la efectividad de las actividades primarias.
“El beneficio para las empresas que lo contratan es descansar en empresas expertas en la gestión de activos, tanto a nivel de mantención como de prevención. Ello permite en muchos casos minimizar los costos de la empresa en la mantención de ellos y gestionarlos de una manera más eficiente”, agrega el académico.
Dentro de estos se pueden clasificar a las empresas de aseo o aquellas que brindan servicio de alimentación a los empleados de las empresas.
En qué invertir
Tanto como para considerar nuevos negocios como para saber que contratar, los principales sectores en que se contratan servicios de outsourcing son en Recursos Humanos o contratación de personal, informático, en arriendo y manejo de bodegas y su consiguiente logística, automotriz y arriendo de flotas de vehículos.
En la selección de personal, dice Carlos Ñanco, consultor en Recursos Humanos, la ventaja de externalizar este servicio es que se puede garantizar la autenticidad de los postulantes, al ocultar a la empresa que está reclutando, evitando la adulteración de los currículum. “Cuando una compañía está solicitando trabajadores, estos tienen toda la información a la mano para preparar el perfil que se anda buscando, impresionan a los seleccionadores y terminan ellos seleccionando a la empresa dónde trabajar”, dice el socio de Ñanco y Mercado, empresa que entre otros servicios ofrece la selección de personal para ventas, con el trabajo conjunto de sicólogos laborales.
Si bien este es un servicio externo, Ñanco explica que la empresa contratante no puede desentenderse del proceso. “Son ellos los que deben hacer una revisión del puesto para el cual hay vacantes y definir qué es lo se busca”.
Augusto Bruna, subgerente comercial de PUNTOPERSONAL, consultores en RRHH, agrega que este servicio es muy útil para las pequeñas empresas, porque muchas de ellas no tienen áreas que se dediquen a la búsqueda de personal o no tienen el tiempo para hacerlo.
“En PUNTOPERSONAL hemos diseñado el servicio de Selección de Personas Pyme, en el que como consultores proporcionamos nuestra experiencia en el proceso de selección, y a la vez integramos al cliente, ya que lo consideramos un experto en el cargo que se requiere ocupar. Lo hemos incorporado en dos etapas del proceso: Análisis de los mejores currículum y evaluación de las competencias técnicas”, explica el profesional.
Bajo control
Otro rubro es el informático, donde es posible encontrar servicios de seguridad y almacenamiento de información o de base de datos, armado y configuración de redes, armado y mantención de equipos, instalación de software y programas, administración de Políticas de Seguridad, desarrollo y programación de sus productos informáticos desarrollo web, entre otros.
Estos servicios se pueden contratar sin importar el tamaño o rubro de la empresa, ya que muchas veces no tienen los conocimientos técnicos, el tiempo o el recurso humano para hacerlos por su cuenta.
En el caso del almacenamiento de información, la seguridad que ofrecen estos dispositivos de resguardar toda la información de la empresa, puede resultar de vital importancia para una empresa.
“El resguardo y almacenamiento de datos se vuelve una herramienta esencial ya que los dispositivos de almacenamiento virtual mediante sus distintos software se encargan de un respaldo exacto de los archivos que siempre estarán presentes frente a cualquier eventualidad”, explica Oscar Muñoz, de Ficbox Ingeniería Informática Limitada.
El profesional agrega que el “ahorro se refleja en todas las áreas de la empresa, pensemos que toda la información se maneja de forma digital, la simple perdida de un recurso del proyecto repercute en toda la empresa más horas de trabajo, horas hombre…”.
Productos seguros
Si es una empresa que partió en el escritorio de una casa, o produciendo en el patio de algún conocido y su producción comenzó a crecer a tal punto que no puede moverse dentro de su propia casa, el arriendo de bodegas y su consiguiente logística es una opción a considerar.
La coordinadora de la carrera de Logística, del DuocUC, sede Padre Alonso Ovalle Patricia Pizarro, entrega algunos consejos a la hora de buscar un servicio como este. “Deben preocuparse de la experiencia de la empresa externa, observar los sistemas de control con que la empresa cuenta, es decir, si cuentan con algún software de apoyo o de referencia, que permita llevar control de las existencias por cliente”.
Los servicios que deben buscar, agrega la profesional, son almacenamientos según requerimientos del producto y cliente, buena rotación del inventario, una correcta manipulación de artículos y despacho oportuno. “Todo lo anterior debe estar acompañado de un buen sistema informático que permita controlar las existencias, ideal si este sistema está en línea con el cliente de tal modo que se pueda conocer el día a día del movimiento de artículos y niveles de stocks”, dice Pizarro.
Sobre ruedas
Piense, ¿para qué comprar vehículos de carga si se pueden arrendar o externalizar los envíos de productos?, por ejemplo.
Si está pensando efectivamente en contratar este tipo de outsourcing, Cristina Sandoval, director de la carrera de Mecánica Automotriz DuocUC, sede Melipilla, entrega algunos consejos a los lectores.
“Los primero es que sea reconocido en el mercado, que se caracterice por su rapidez y una alta calidad en sus trabajo, por último que los precios por mantención y reparación sean razonables”, dice el profesional.
Rodrigo Fuster, es el gerente comercial de Avis Rent a Car, empresa que ofrece este tipo de outsourcing y explica que la principal causa por la que se debería externalizar el servicio automotriz es por que “no se movilizan recursos (capital de trabajo) en algo que puede hacer un especialista y porque esto le permite concentrarse de lleno en su negocio”.
En cuanto a los ahorros involucrados, Fuster explica que depende del tamaño y tipo de la flota, además del plazo de arriendo considerado, “pero un ahorro importante es el costo financiero de inmovilizar capital comprando vehículos”, agrega. Este profesional recomienda la contratación de estos servicios para trabajos específicos como adjudicación de contratos o negocios de temporada.
El outsourcing puede verse como una forma de bajar costos y ser más eficientes en los servicios y procesos y también como un valor agregado antes el cliente y un rasgo diferenciador ante la competencia, pero también representa una oportunidad de negocio para muchos emprendedores, todo depende desde qué vereda se mira.
Lo importante en estos procesos es reducir los gastos sin afectar la rentabilidad, mejorando las ventas a menor costo relativo.
Leí un artículo interesante al respecto en http://solucionesrentables.com.ar/2009/06/21/reducir-costos-y-mejorar-la-rentabilidad/